Паспортист в управляющей компании

Должностная инструкция паспортиста УК

Паспортист в управляющей компании

Управляющая компания в качестве обязательного структурного подразделения имеет паспортный стол.

Оформление прописки, работа с документами, связанными с получением или заменой паспорта, и решение ряда других задач представляют основные направления деятельности паспортиста.

Вопрос об обязанностях, правах и ответственности, предусмотренных должностной инструкцией паспортиста, будет рассмотрен ниже.

Иерархия и законодательная основа функционирования

Паспортные столы в УК находятся в непосредственном подчинении у УФМС по вопросам прописки граждан и касающейся этого документации. Перед лицом компании отдел будет отвечать за выдачу документов и разного рода информации.

Что говорит закон? Регулирование работы службы осуществляется благодаря двум постановлениям правительства и федеральному закону РФ. Имеются в виду постановления №713 (издано в 1995 г., редакция в 2016 г.

) и №885 (издано в 2010 г.) и Федеральный закон ФЗ-5242-1 от 25 июня 1993 года (в редакции от 28.11.2015). Указанные нормативные и законодательный акты имеют отношение к Жилищному кодексу Российской Федерации.

Взаимодействие с паспортной службой и другими отделами УК жильцы многоквартирных домов ведут самостоятельно или через созданную некоммерческую организацию. Последняя представляет собой товарищество собственников жилья, сокращенно ТСЖ, которое при желании заключает с управляющей компанией договор. Деятельность ТСЖ регулируется Гражданским и Жилищным кодексами.

Общие положения

Работа сотрудников управляющей компании, паспортисты (паспортистки) в их числе, ведется в строгом соответствии с должностной инструкцией, которая составлена по каждой категории работников. Ее положения представляют собой требования, предъявляемые к конкретному сотруднику.

Также в должностной инструкции содержится информация о правах, обязанностях и ответственности, которые возлагаются на паспортиста. В зависимости от структуры УК определяется характер и степень подчинения паспортиста.

Непосредственным руководителем для него может быть начальник конкретного отдела, начальник всей службы, иное лицо.

Сотрудник паспортной службы ориентирует собственную деятельность на ряд основных общеобязательных норм:

  • знание законодательной базы в сфере учета и регистрации граждан;
  • знание стандартов документооборота;
  • знание основ ТК РФ;
  • владение персональным компьютером не ниже уровня умелого пользователя;
  • умение использовать принятую в стране единую систему документооборота.

Существует ряд дополнительных норм, определяемых в конкретной организации, где запущена работа службы. Специальное образование не требуется, но его наличие может учитываться при приеме на должность. Стаж работы приветствуется, но тоже не является обязательным пунктом личностных показателей.

Обязанности паспортиста

Должностная инструкция паспортиста в управляющей компании и следование ей имеют большую социальную значимость. Любая ошибка или неточность сулит серьезные неприятности проживающим в подведомственном доме гражданам. Только при верном исполнении всех обязанностей можно говорить об успешной трудовой деятельности в конкретном отделе.

В полном соответствии со списком основных должностных обязанностей сотрудник паспортной службы выполняет следующие действия:

  • проверяет документацию, поступающую для получения прописки;
  • ведет паспортный учет граждан по месту жительства;
  • выдает требуемые справки;
  • применяет для ведения учета современные технические устройства;
  • использует картотеки и следит за должным качеством их хранения;
  • контролирует паспортный режим;
  • соблюдает установленный порядок по ведению отчетности.

Наличие дополнительных должностных обязанностей паспортиста в управляющей компании напрямую зависит от проводимой компанией политики. При работе с жильцами паспортисты проверяют и информируют их о наличии той или иной задолженности по ЖКХ, временно прописывать иностранных граждан (в том числе из Украины).

Права сотрудника

Каждому работнику полагаются социальные гарантии, паспортисты не являются исключением в этом вопросе. Помимо гарантий есть ряд прав, которые прописываются в должностной инструкции. Среди них выделяются следующие:

  • сотрудник может вносить предложения по улучшению своей деятельности;
  • требовать от руководства непосредственного содействия в выполнении возложенных задач;
  • требовать для полноценного выполнения своих задач все необходимые данные;
  • получать возможность регулярно повышать собственную квалификацию.

Паспортист не имеет права отказывать гражданину в выдаче определенных документов, ссылаясь на наличие долга по коммунальным платежам.

Оплата услуг ЖКХ является одним из обязательств для жильцов дома, а в законе нет четких указаний на запрет в выдаче документов, поэтому отказ со стороны сотрудников можно расценивать как способ воздействия на должника.

В крайних случаях речь идет о самоуправстве и виновной стороне полагается штраф.

Ответственность специалиста

Помимо должностных обязанностей и прав, прописанных в соответствующем документе, паспортист несет материальную, административную и уголовную ответственность за свою трудовую деятельность.

Материальную ответственность сотрудник несет, если испортил вверенное ему для работы имущество. Административная наступает в случае прогулов и опозданий без уважительной причины.

Уголовная предполагается за серьезные правонарушения, повлекшие за собой негативные последствия или материальный ущерб гражданина.

Важно! Ответственность предполагается за дачу недостоверной информации относительно сроков исполнения обращений и стоимости оказания той или иной услуги.

Должностная инструкция паспортиста представляет собой краткий перечень пунктов, касающихся его трудовой деятельности. В ней речь идет о правах, обязанностях и ответственности. Если претенденту на должность известны предъявляемые требования, и он им соответствует, то ведение профессиональной деятельности в этой сфере вполне возможно.

Источник: https://okommunalke.ru/voprosy/dolzhnostnaya-instruktsiya-pasportista-uk

Обязанности паспортиста по месту жительства

Паспортист в управляющей компании

У жителей многоквартирного дома (МКД) в большом городе часто возникает вопрос как узнать адрес своего паспортного стола, где можно взять справку о регистрации по месту жительства.

Действительно, справочно подтвердить место, где гражданин поставлен на регистрационный учет требуется по месту учебы и работы, в поликлинике и в банке, для начисления коммунальных платежей и социальных выплат.

Статья станет подсказкой как найти паспортистку, чтобы оформить нужный документ и что обязан знать и выполнять этом специалист, чтобы система учета граждан исправно работала.

Основы регистрационного учета граждан в Российской Федерации

Основным нормативным документом, регулирующим регистрационный учет является Федеральный закон от 25.06.1993 года № 5242-1. Он определяет право жителей России свободно менять место нахождения и адрес проживания.

Статья 3 закона регламентирует необходимость и порядок постановки на учет всех граждан.

Это в первую очередь требуется гражданам, так как привязка к территории проживания дает возможность реализации конституционных гарантий и дает право участвовать в региональных и государственных программах. Кроме прав, каждый человек имеет определенные обязанности, что тоже требует учета данных о местонахождении.

Постановлением Правительства РФ от 17.07.1995 года №713 утверждены Правила регистрации и снятия граждан с учета по месту пребывания и по месту жительства, требования к лицам, ведущим прием документов на основании которых осуществляются регистрационные действия.

ФЗ-5242-1 – установил функции Управления Федеральной Миграционной Службы (УФМС), как органа исполнительной власти в системе Министерства внутренних дел (МВД). Структура аккумулирует данные учета в единой справочно-адресной электронной системе.

Задача первичной регистрации и своевременного внесения данных в централизованный ресурс возложена на паспортные столы по месту жительства.

Паспортный стол в структуре ЖКХ

Многолетний опыт работы по учету граждан подтверждает, что отделение паспортного стола в сфере ЖКХ является удобной формой для людей и надежным способом создания корректной общероссийской базы.

Предприятия жилищно-коммунальной сферы функционируют непосредственно в местах жительства и пребывания большей части населения.

У ЖКХ, кроме основного назначения стола учета, есть свой интерес: получения данных о количестве и перемещениях собственников обслуживаемых помещений.

Тогда как миграционная служба при МВД, осуществляя сбор информации, преследует в первую очередь цель учета и актуализации сведений.

Стоит отметить, что паспортная служба имеет двойное подчинение:

  • все задачи и функции исполняются в соответствии с административным регламентом УФМС;
  • в части организационных вопросов, установления должностных обязанностей, внутреннего распорядка и дисциплины правила устанавливает администрация УК или председатель ТСЖ.

Это неслучайно, так как ведение паспортного стола предусматривает договорные отношения обслуживающей организации и с миграционной службой.

Организация регистрационного учета в управляющей организации

Управляющие компании (УК) часто принимают на себя функции паспортного стола, по сути становясь посредником между жителями и УФМС. Согласно 5242-1-ФЗ для граждан, услуга является бесплатной. Между тем собственники МКД, понимая важность услуги и удобство нахождения паспортиста по месту жительства, включают это условие в договор обслуживания.

Оплата не отражается в квитанции, но она учитывается в затратах. В крупных УК она минимизирована за счет большого числа потребителей. В мелких УК и в товариществах собственников жилья (ТСЖ), расходы снижены в связи неполной занятостью паспортистки-совместителя.

Обычно в штате паспортного стола УК числится 1 человек, а иногда как сказано выше, даже не на полную ставку. Но в управляющих организациях, где жилой фонд представляет собой десятки МКД в структуре паспортной службы трудится несколько паспортистов под руководством начальника.

Часто встает вопрос: нужен ли паспортист в ТСЖ. По правилам данной формы управления МКД, решение всегда остается за собственником. И как показывает практика, наличие паспортиста имеет много плюсов. Это и возможность быстрого обращения в паспортный стол по месту прописки для получения справки и доступная база данных товарищества.

Предприятие ЖКХ, принимающее в штат работника паспортной службы обязано обустроить рабочее место: помещением, мебелью, сейфом для хранения документов, содержащих персональные данные граждан, оргтехникой и телефонной связью.

Какие вопросы можно решить в паспортном столе по месту жительства 

Собственники квартир и жители, проживающие на законных основаниях при обращении к паспортисту могут беспрепятственно получить:

  • получить справку с места жительства по форме в зависимости от места требования и справку о количестве проживающих;
  • поставить на постоянный регистрационный учет новых жителей;
  • зарегистрировать временно прибывших граждан;
  • оформить снятие с учета.

Регистрационные действия осуществляются в соответствии с Приказом № 984, которым установлен регламент ведения учета.

Иногда, собственники квартир считают, что с появлением многофункциональных центров (МФЦ), паспортистка не нужна. Но это только до первого обращения в МФЦ. Практически по каждому вопросу будет запрошена справка с места жительства. Выходит, что в обязанности работника центра не входит запрашивать эту информацию в УФМС.

Порядок разработки и утверждения должностной инструкции паспортистки УК

Даже если работник паспортного стола выполняет обязанности по договору совмещения следует разработать должностную инструкцию. Если непосредственный руководитель паспортиста отсутствует, проект инструкции готовит кадровая служба УК.

Документ согласовывает юрист, утверждает руководитель организации. Следующим важным этапом является ознакомление с инструкцией работника, под роспись, с проставлением даты. Заверенная печатью организации копия должна хранится на рабочем месте паспортистки.

Структура ДИ

В должностной инструкции должны быть следующие разделы:

  • Общие положения, с описанием подчиненности и положения в организационной структуре УК.
  • Квалификационные требования. В разделе перечисляется, что должен знать и уметь работник паспортного стола.
  • Должностные обязанности. Перечень функций и обязательных действий, при исполнении которых будут выполняться поставленные задачи.
  • Права. Условия гарантированные Трудовым кодексом РФ и внутренними правилами организации.
  • Ответственность. Важное перечисление нарушений, за которые возможно получение взысканий и наказания.

Заключительный раздел обычно содержит описание порядка внесения изменения и дополнения в инструкцию.

Образец стандартной должностной инструкции паспортиста управляющей компании поможет составить документ с учетом всех тонкостей профессиональной деятельности.

Квалификационные требования к паспортистке УК и ТСЖ

Подбор кандидата на должность паспортиста ответственная задача. Кандидат должен обладать рядом особенных компетенций и иметь навыки

  • применения нормативных документов, регламентирующих порядок регистрации и учета, в том числе с административного регламента УФМС;
  • документооборота с использованием унифицированных форм;
  • делопроизводства, в соответствии с установленными отраслевыми стандартами;
  • работы с персональными данными;
  • обращения с оргтехникой.

Хорошо, когда кандидат имеет опыт работы в данной сфере. В других случаях следует организовать обучение.

Перечень функциональных обязанностей паспортиста

Работник паспортной службы УК вступая в должность принимает следующие обязанности:

  • ведение регистрационного учета по месту жительства и месту проживания;
  • прием и проверка комплектности документов на регистрацию и снятие граждан с регистрационного учета;
  • передача пакета документов в отделение УФМС;
  • возврат и передачу паспортов граждан после внесения отметок;
  • ведение карточек и электронного реестра жителей;
  • оформление стендов с образцами заполнения бланков;
  • составление отчетности для МВД и руководства УК;
  • подготовку и выдачу справок о составе проживающих и с места жительства;
  • направления ответов по запросам правоохранительных органов;
  • проставление отметок о временном пребывании;
  • консультирование жителей о правилах и изменениях регистрационного учета.

Нередко, по согласованию с руководством ТСЖ или УК, паспортистка составляет и ведет реестр собственников жилых помещений. Правильным будет включить это и другие согласованные поручения в раздел «Обязанности» должностной инструкции.

Ответственность работника паспортной службы ЖКХ

Ответственность паспортиста за недобросовестное исполнение должностных обязанностей попадает под рамки трудового и административного кодексов РФ. Если нарушение имеет характер преднамеренного искажения данных регистрационного учета и регламента управления ФМС, не исключено уголовное преследование. Каждый работник паспортного стола знает это.

Обращение в паспортный стол по месту жительства, где работает опытный, с большим стажем паспортист дает уверенность, что регистрационный учет ведется по правилам,

ПП РФ от 11 ноября 2010 года № 885 узаконила возможность оформления регистрации через Единый портал посредством использования электронных форм документов. При этом нагрузка на очные службы остается достаточно высокой и востребованность в услугах паспортистки практически не снизилась.

Источник: https://m2keep.ru/soderzhanie-mkd/obyazannosti-pasportista-po-mestu-zhitelstva

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.